Como calcular as despesas de vendas da pós-graduação

Neste post falaremos dos tipos de despesas com vendas da pós-graduação e das principais métricas a serem acompanhadas. Ao final tem duas dicas imperdíveis.

Vendas pode não ser o maior centro de custos no ensino presencial, mas você já parou para calcular quanto custa fechar uma turma de pós-graduação? E todas as turmas do semestre? Caso a sua IES tenha boa participação no ensino à distância, então você precisa ficar ainda mais esperto com as despesas de vendas.

Tipos de despesas nas vendas da pós-graduação

– Pessoal

• Equipe de Marketing e Vendas: Salários + encargos
• Equipe de Marketing Digital: Salários + encargos
• Equipe de Comunicação: Salários + encargos
• Equipe de Imprensa: Salários + encargos
• Coordenador do curso da Pós-graduação: Valor da hora + Remuneração durante a pós-graduação (Comissão ou fixo).
• Outros professores envolvidos na venda e divulgação do curso: Valor da hora

Sabemos que os profissionais das equipes de marketing, vendas, comunicação e imprensa, na maioria das instituições de ensino, não trabalham exclusivamente para a pós-graduação, por isso é indicado saber quanto tempo em média estas pessoas gastam com tarefas ligadas à venda de cursos de pós-graduação e contabilizar estas horas.

– Despesas com viagens e alimentação

• Despesas com deslocamento
• Despesas com alimentação
• Despesas com hospedagem

– Canais

• Mídia online Facebook
• Mídia online Google
• Mídia online Linkedin
• Outras fontes de Leads
• Mídias alternativas
• Mídia impressa
• Rádio
• TV
• Site
• Eventos

Mandar e-mail não custa nada? Grande erro.

As despesas dos e-mails estão relacionadas a diversos custos como a manutenção do site, software de automação de marketing, software de envio de e-mail, despesas de pessoal, produção de material gráfico, etc. A verdade é que não existe almoço grátis quando o assunto é marketing e vendas. Mesmo uma estratégia de marketing viral exige o custo de criar a estratégia e executá-la. 😉

– Serviços terceirizados

• Impressão de materiais gráficos
• Agência de publicidade e propaganda
• Agência de Inbound Marketing
• Assessoria de imprensa
• Estúdio de gravação

– Ferramentas de marketing e vendas

• Software de automação de marketing
• Software de envio de e-mails
• Software de gestão de relacionamento com clientes – CRM
• Software de edição de imagem
• Software de inteligência de negócios
• Banco de imagens
• Outros softwares

– Turmas não fechadas

Soma-se todas as despesas de vendas das turmas não fechadas e divide entre as turmas que foram iniciadas com sucesso no período. Sim! Cada turma não fechada eleva as despesas de venda das turmas bem sucedidas. Sem falar no custo operacional e no enorme custo de oportunidade. E o que acontece caso a turma seja cancelada? Veja no post:“Quanto custa cancelar uma turma de pós-graduação?”.

– Egressos

O tempo de retorno entre graduação e pós-graduação e a taxa de fidelização são métricas super importantes. Quanto maior o tempo de retorno de um aluno, maior o custo para se relacionar com ele. Se a média de retorno dos egressos da sua IES for maior de 24 meses, por exemplo, sua IES gasta dois anos em comunicação e marketing para ativar estes alunos.

Métricas

Para tomar decisões e melhorar a eficiência em vendas da sua instituição a nossa dica é que o gestor acompanhe quatro métricas muito importantes, que são: o custo por leads, o custo de aquisição de aluno (CAA), a taxa de conversão e o Life Time Value (LTV).

Custo por Lead: Valor total das despesas dividido pelo número de estudantes inscritos para os cursos de pós-graduação da sua IES no período.

Custo de aquisição de aluno (CAA): Valor total das despesas dividido pelo número total de alunos matriculados nos cursos de pós-graduação no período.

Taxa de conversão: Número de alunos inscritos dividido pelo número de alunos matriculados.

Life Time Value (LTV): O LTV é uma métrica de acompanhamento de faturamento durante um período, ou seja, é o quanto de dinheiro o aluno deixa na instituição enquanto estiver matriculado. No caso da pós-graduação o LTV ideal é o tempo de duração do curso.

Dessa forma faça o seguinte Cálculo: LTV – CAA = $$

Quanto menor for o CAA para alcançar a meta em vendas, mais confortável será para lidar com os custos operacionais e melhor serão as suas margens. No caso das EADs, se o CAA for maior do que o LTV a sua IES está no vermelho e o gestor terá que fazer mágica com o custo operacional. No entanto, ter um CAA baixo pode significar perda de oportunidades. Para ler um pouco mais sobre métricas leia este post aqui.

Para finalizar, as duas dicas:

Foco em fidelização

Manter um aluno como cliente é até sete vezes (7x) MAIS BARATO do que captar novos alunos. Ao melhorar a fidelização, a sua IES conseguirá reduzir bastante as despesas com marketing e vendas.

Outra dica é utilizar inteligência de negócios para entender o perfil dos estudantes que estão na sua instituição de ensino. Oferecer cursos de pós-graduação de maneira genérica ou esperar que os estudantes procurem nas enormes listas do site da IES o curso que mais interessa são táticas passivas e pouco eficientes.

Melhorar a criação de cursos de pós-graduação

Além de todas as despesas com vendas, um curso de pós-graduação mal planejado carrega um alto custo operacional. Criar um curso de pós-graduação é criar um novo produto para sua instituição. E isto implica em inúmeras horas de trabalho, planejamento, reuniões e assinaturas. Além disso, cada curso cancelado implica no desgaste do coordenador da pós-graduação, dos demais professores e, principalmente, dos alunos já inscritos que não poderão cursar.

Boas vendas!