Escrituração Contábil: O que é e como fazer do jeito certo?

A escrituração contábil organiza as finanças da empresa com precisão para cumprir obrigações legais e ajudar na tomada de deciões. Quer saber mais? Continue lendo o post.

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Se você é contador ou contadora, você precisa saber do que se trata uma escrituração contábil, especialmente ainda mais se quiser atender em conformidade a legislação e ter uma gestão financeira de qualidade.

Apesar de ser uma atividade básica da área, muitos ainda têm dúvidas sobre os detalhes do processo e como podem fazer do jeito certo.

Neste post, vou ter explicar o que é escrituração contábil, sua importância, como fazer na prática e algumas dicas para torná-la mais fácil. Nosso objetivo é ajudá-lo a dominar esse processo essencial com segurança e confiança.

O Que é Escrituração Contábil?

Escrituração contábil é o registro todas as transações financeiras de uma empresa. Esses registros devem ser feitos seguindo as normas contábeis e fiscais estabelecidas pela legislação, como o Código Civil, a Lei das Sociedades por Ações e os pronunciamentos técnicos do Conselho Federal de Contabilidade (CFC).

Essencialmente, a escrituração transforma os eventos financeiros do dia a dia de uma empresa em informações organizadas, utilizadas para análise, auditoria e tomada de decisões.

Os objetivos da escrituração contábil incluem:

• Controle Patrimonial: Registro de todos os ativos, passivos e movimentações financeiras da empresa.
• Conformidade Legal: Garantia que a empresa cumpra com suas obrigações fiscais e contábeis.
• Transparência: Informações precisas para análise por parte de gestores, investidores e órgãos reguladores.

Para que serve?

A escrituração contábil mantém o controle sobre o patrimônio de uma empresa, bem como sobre todos os processos e transações.

Por meio desses registros, é importante ter uma gestão eficiente e ágil, afinal, essas skills também contribui para a tomada de decisões de forma mais precisa.

Além disso, a escrituração possibilita a geração de relatórios que orientam a empresa e fornecem instrumentos de gestão, como:

• Balancetes de Verificação;
• Balanço Patrimonial;
• Demonstração de Resultados;
• Demonstração do Fluxo de Caixa (DFC), nos formatos direto e indireto, entre outros.

A importância da escrituração contábil

A escrituração contábil não é apenas uma exigência legal; ela desempenha um papel crucial no sucesso das empresas. Aqui estão alguns dos principais benefícios:

1. Base para decisões: Sem dados financeiros organizados, é impossível tomar decisões assertivas.
2. Cumprimento das obrigações fiscais A escrituração é obrigatória para empresas que se enquadram no regime de lucro real e, em muitos casos, também no lucro presumido.
3. Auditorias e investigações Manter registros bem organizados é imporante em casos de auditorias internas, externas ou de investigações fiscais.

Quem deve fazer a escrituração contábil?

A escrituração contábil é obrigatória para todas as empresas, com exceção dos Microempreendedores Individuais (MEI).

Para empresas optantes pelo Simples Nacional, o processo é simples, permitindo o uso de livros físicos registrados na Junta Comercial. Embora os lançamentos diários sejam realizados de maneira semelhante em todos os tipos de negócios, o formato de apresentação pode variar.

Já as empresas que seguem os regimes tributários de Lucro Real e Lucro Presumido têm a possibilidade de realizar a escrituração contábil através da Escrituração Contábil Digital (ECD). Assim, este documento eletrônico consolida todos os registros do negócio ao longo do ano, substituindo os livros contábeis tradicionais.

Além disso, a ECD inclui o Balanço Patrimonial e outros demonstrativos financeiros, asssim, oferece mais praticidade e alinhamento com as exigências fiscais modernas.

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Tipos de escrituração contábil

Antes de entender como realizar a escrituração, é importante conhecer seus diferentes tipos:

1. Escrituração anual

Essa é a forma mais tradicional de escrituração, feita à mão em livros contábeis físicos. Embora seja rara atualmente, pode ser usada por empresas pequenas que não têm acesso a tecnologias modernas. No entanto, é suscetível a erros humanos e menos prática para consulta e armazenamento.

2. Escrituração Contábil Digital (ECD)

Hoje em dia a maioria das empresas usa softwares contábeis para realizar a escrituração. Esses programas tornam o processo mais ágil, reduzem erros e facilitam o acesso às informações.

Parte do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), a ECD substitui os registros físicos por digitais. Empresas enquadradas no lucro real e algumas no lucro presumido são obrigadas a utilizá-la, garantindo maior integração com os órgãos fiscais e maior segurança nos dados.

Como fazer a escrituração contábil?

Agora que entendemos a importância e os tipos de escrituração, vamos ao passo a passo para realizá-la corretamente:

1. Documentos

O primeiro passo é garantir que todos os documentos relacionados às transações financeiras estejam organizados. Isso inclui notas fiscais, recibos, comprovantes de pagamentos e extratos bancários.

Esses documentos serão a base para os registros e devem ser armazenados de forma segura para auditorias futuraS

2. Registro de transações

A escrituração contábil deve ser feita de forma cronológica, seguindo a ordem de ocorrência das transações. Cada lançamento deve incluir informações como:

• Data da transação;
• Natureza da operação (compra, venda, pagamento de salário, etc.);
• Valor;
• Contas envolvidas (por exemplo, caixa, clientes, fornecedores);

O registro precisa ser feito com precisão, pois qualquer erro pode afetar o balanço patrimonial e a demonstração de resultados.

3. Classificação de transições

A classificação das transações deve seguir o plano de contas da empresa. O plano de contas organiza todas as contas contábeis em categorias, como:

• Ativo
• Passivo
• Receita
• Despesa
• Patrimônio Líquido

Por exemplo, o pagamento de aluguel deve ser registrado como uma despesa operacional, enquanto a compra de um equipamento pode ser classificada como ativo imobilizado.

4. Conciliação Bancária

Regularmente, compare os registros contábeis com os extratos bancários para identificar discrepâncias. Isso ajuda a corrigir erros e garante que as informações estejam sempre atualizadas.

5. Livros Contábeis

Dois livros principais são obrigatórios na escrituração contábil:

• Livro Diário: Registra todas as transações financeiras, detalhando as movimentações diárias.
• Livro Razão: Apresenta a movimentação de cada conta, detalhando débitos e créditos.

Todos assinados por um contador registrado no Conselho Regional de Contabilidade (CRC) e, em alguns casos, autenticados na Junta Comercial.

6. Proteção

Manter os registros contábeis protegidos e acessíveis para consultas futuras é muito importante. Se a escrituração for digital, use sistemas que ofereçam backups automáticos para evitar perda de dados.

Lembre-se que escrituração contábil é uma atividade feita exclusivamente por um contador habilitado e registrado no Conselho Regional de Contabilidade (CRC).

Assim, caso o processo seja executado por um profissional não autorizado ou sem a supervisão de um contador habilitado, configura-se o exercício ilegal da profissão, o que é considerado um crime.

Critérios básicos da escrituração contábil

Para garantir a precisão e a legalidade, a escrituração contábil deve seguir algumas normas fundamentais:

• Idioma nacional: Todos os registros devem ser feitos em português.
• Moeda corrente: Os valores registrados devem estar expressos em reais.
• Ordem cronológica: Os lançamentos precisam respeitar a sequência temporal em que os fatos contábeis ocorreram.
• Base documental: Cada lançamento deve ser respaldado por documentos comprobatórios, como notas fiscais ou recibos.

Critérios específicos

Cada registro contábil deve conter os seguintes elementos para ser considerado válido:

1. Número de Identificação: Um código único para identificar o lançamento.
2. Data do fato contábil: A data em que o evento financeiro ocorreu.
3. Conta devedora e conta credora: As contas contábeis envolvidas na transação, seguindo o método das partidas dobradas.
4. Histórico: Uma descrição detalhada que reflita a essência econômica da transação registrada.
5. Valor Contábil: O montante financeiro relacionado à operação.

Seguindo esses critérios, a escrituração contábil não apenas cumpre as exigências legais, mas também contribui para a transparência e a confiabilidade dos dados financeiros da empresa.

Dicas para fazer a escrituração contábil

Aqui estão algumas práticas que podem ajudar a otimizar o processo de escrituração contábil:

• Invista em tecnologia Utilize softwares modernos de contabilidade. Eles reduzem erros e tornam o processo mais ágil, além de facilitar a geração de relatórios e a integração com o SPED.
• Capacite-se continuamente As normas contábeis e fiscais mudam frequentemente. Esteja sempre atualizado com cursos, palestras e materiais de referência.
• Revisões periódicas Realize auditorias internas para verificar se os registros contábeis estão corretos e conformes com a legislação.
• Organize o fluxo de trabalho Crie um calendário de escrituração com prazos bem definidos para evitar atrasos e garantir a regularidade dos registros.
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