Neste post separamos 10 passos pra você organizar um evento acadêmico pra ficar na memória!
Sumário:
- Definir a equipe para organizar o evento acadêmico
- Definir os objetivos do evento acadêmico
- Criar a grade do evento
- Definir e convidar palestrantes
- Organizar a submissão e avaliação de trabalhos
- Definir custos e valores
- Captação de recursos e vendas
- Divulgação
- Credenciamento e Certificados
- Utilize uma plataforma online de gestão de eventos acadêmicos
- Conte com a Mettzer para facilitar sua vida acadêmica
Certamente você já participou de algum evento acadêmico tais como palestra, seminário ou workshop.
Mas você já parou para pensar o que é necessário para organizar eventos acadêmicos desse tipo dentro de uma instituição de ensino?
Esse artigo foi criado especificamente para você que vai organizar eventos acadêmicos.
Por isso, selecionamos 10 passos que vão ajudar você a fazer a gestão de um evento.
Vem comigo 😉
1. Definir a equipe para organizar o evento acadêmico
A primeira coisa a se fazer na hora de organizar um evento acadêmico é planejar!
E o primeiro passo do planejamento é a definição de que irá trabalhar na organização junto com você.
Definir uma equipe para te ajudar a organizar o evento acadêmico é essencial, até porque não dá pra fazer tudo sozinho não é?
Depois de escolher os membros da equipe, você deve designar as tarefas para cada um. Mas que tarefas?
Organizar um evento acadêmico envolve muitas demandas diferentes, como: conquistar parcerias e obter patrocínios, divulgar, produzir materiais gráficos, montar cronograma e assim por diante!
Por último, mas não menos importante, você deve planejar um cronograma!
Ele irá auxiliar na definição dos prazos para cada tarefa a ser cumprida por sua equipe! Com datas determinadas, a organização do seu evento irá fluir melhor.
2. Definir os objetivos do evento acadêmico
Afinal, sabendo o objetivo, você define onde quer chegar e estabelece uma meta para o seu evento!
Toda a organização do evento será voltada para obter tal resultado esperado.
Com isso, você conseguirá definir melhor quais atividades são mais adequadas para transmitir o conhecimento.
Além de quais palestrantes são os que mais combinam com seu evento e qual a quantidade de participantes é ideal 😉
3. Criar a grade do evento
Os conteúdos do evento são sempre criados pelos palestrantes. Porém, a grade de assuntos é encargo dos organizadores!
Geralmente precisam estar organizados de uma maneira que faça sentido, que facilite para os participantes entender a ligação lógica entre eles.
Assim, você possibilita aos convidados que vão palestrar no seu evento se organizarem e passar os conteúdos da melhor forma para os participantes.
Outro detalhe importante é que a grade de um evento acadêmico precisa evitar ao máximo o choque de horários.
Você precisa estruturar as palestras, workshops, apresentações e mesas-redondas na intenção de garantir que os participantes consigam assistir ao máximo possível das atividades do seu evento.
Uma dica é tentar fazer com que eventos com a mesma temática não sejam realizados ao mesmo tempo, pois quem tem interesse em um, com certeza, terá interesse no outro, e será obrigado a escolher.
Além disso, a programação do seu evento deve ter um horário determinado, você deve definir a duração do seu evento e a duração de cada atividade!
Dica: o tempo ideal para palestra é de 1 hora e 15 minutos, com mais 15 minutos para perguntas.
Caso tenha uma duração maior deve ser estabelecido um intervalo. Treinamentos, cursos e workshops podem ser de 3 horas a 3 dias com um coffee break a cada duas horas e intervalo para o almoço.
4. Definir e convidar palestrantes
Todo evento acadêmico costuma ter um – ou alguns – palestrantes ilustres. O perfil do palestrante deve estar aliado aos objetivos do evento, afinal, os palestrantes costumam ter grande peso no resultado do evento.
Quando for organizar eventos acadêmicos, busque sempre convidar pessoas que realmente entendam do assunto e cujos nomes sejam conhecidos no meio.
Além disso, você pode incentivar o networking dentro do seu evento, chamando alguém de referência na área, mais pessoas vão se interessar pelo conteúdo do seu workshop, palestra ou mesa redonda.
Lembre-se: Ao convidar um palestrante, é preciso também cuidar da logística de sua visita.
Em quase todos os casos, fica a cargo do evento (e de seus organizadores) cuidar de passagens de avião, hotéis, refeições e traslados.
Isso exige não só atenção, mas também controle de gastos.
5. Organizar a submissão e avaliação de trabalhos
Muitos eventos acadêmicos, possuem o processo de submissão de trabalhos dos participantes.
Depois, se passa por um processo de avaliação e, dentre todos os trabalhos acadêmicos submetidos, alguns trabalhos são selecionados para serem apresentados no seu evento!
Então, caso seu evento aceite a submissão de trabalhos, tais como artigos, vídeos, apresentações, é preciso determinar as regras de submissão!
Além das regras, você deve planejar como será feito o envio de trabalhos ,a revisão e a avaliação.
Você já pensou que talvez receber TODOS os trabalhos por e-mail e encaminhar cada um pros avaliadores para depois dá um resultado, não seja o caminho mais prático?
Dica: caso seu evento inclua a submissão de trabalhos científicos, você pode torná-los o legado do seu evento!
Os proceedings ou Anais de Eventos reúnem os melhores trabalhos e permite você disponibilizá-los para os palestrantes e pessoas de fora! E isso ajuda a dar credibilidade ao seu evento.
6. Definir custos e valores
Ao organizar eventos acadêmicos, você deve pensar no seu objetivo para definir quanto você irá cobrar por ele!
Você deve se preocupar com tudo que seu evento irá precisar para ser um sucesso.
Então você deve saber se irá precisar alugar equipamentos ou pagar pelo local onde irá acontecer.
Além disso, você deve definir quais materiais você vai entregar aos participantes, tais como brindes, apostilas ou até panfletos…
Resumindo, é preciso determinar tudo que você irá investir para que seu evento seja o melhor!
7. Captação de recursos e vendas
Já que falamos de “gastos”, você deve estar se perguntando: como se paga um evento desse tipo?
Bem, algumas vezes você pode conseguir uma verba da universidade que sedia o evento.
Porém, como esta verba muitas vezes nem existe e ou é insuficiente para cobrir os gastos, o que resta é procurar patrocinadores.
Quem geralmente patrocina os eventos são empresas relacionadas à área ou ao tema e essas empresas têm interesse em potencializar o evento! Legal, né?
Isso tudo porque seu evento vai gerar retorno para elas no futuro, de alguma forma.
De qualquer maneira, o segredo para procurar patrocinadores é saber escolher e negociar.
O valor que eles estarão dispostos a investir só depende de sua capacidade para apresentar a importância e os benefícios do evento científico que você está organizando.
O que você não conseguir com ajuda dos patrocínios e parcerias, você deve incluir nas vendas!
Organizar eventos acadêmicos possibilita que as inscrições sejam feitas na própria instituição de ensino e também de forma online!
8. Divulgação
Mas para vender, é preciso divulgar, não é?
A divulgação de um evento científico é um ponto essencial no seu sucesso, que é determinado quase exclusivamente pela quantidade de pessoas que comparecem no dia.
Ninguém vai para um evento quando não sabe que ele existe!
Para garantir que o número de participantes seja alto, é preciso divulgar o evento científico na maior quantidade de locais e mídias possíveis.
Você pode a criar um website e perfis em redes sociais dedicados ao evento. Geralmente, as universidades criam grupos de e-mail para divulgação destes eventos.
Além disso, criando uma página para o seu evento no Facebook, trabalhando o conteúdo da página com uma identidade visual bem feita, é uma ótima estratégia para fazer seu evento chamar atenção!
Outra opção bastante simples é utilizar os quadros de avisos oficiais da universidade e colar cartazes!
Para eventos de grande porte, fazer um anúncio impresso em revistas especializadas também representa um bom investimento.
Seja qual for o meio, é sempre importante divulgar ao público adequado, ou seja, a quem estuda, pesquisa ou trabalha naquela área.
9. Credenciamento e Certificados
Você já pensou em como será a entrada dos seus participantes no dia do evento? Ou em como serão entregues os certificados?
Bem, o credenciamento consiste no cadastro dos indivíduos que de fato compareceram no dia do evento de fato…
O que muitos fazem, ao organizar eventos acadêmicos, é realizar esse trabalho manualmente, apenas com uma planilha de excel, sem ajuda de um sistema que torna isso mais prático!
Da mesma forma, muitos organizadores não sabem como disponibilizar os certificados e acabam optando por imprimí-los e entregar no local do evento! Sem pensar nos gastos adicionais com impressão.
Ou aqueles que tomam como opção enviar para o e-mail de cada participante, sem levar em conta a quantidade de e-mails que serão enviados individualmente, gerando muito trabalho.
Então, você deve ficar ciente de que existem plataformas, sites e aplicativos que ajudam bastante a organizar eventos acadêmicos.
10. Utilize uma plataforma online de gestão de eventos acadêmicos
E que tal se você puder simplificar todos esses processos utilizando uma plataforma online de gestão de eventos?
A Even3 é uma plataforma que torna mais fácil organizar eventos acadêmicos, tais como palestras, simpósios, congressos, conferências e seminários.
Com apenas uma ferramenta é possível gerenciar todo o ciclo do evento desde as inscrições até a emissão os certificados, dando ênfase principalmente na área científica, como a submissão e avaliação dos trabalhos científicos, programação científica com a grade de horários de apresentações e a publicação do evento, chamada de anais.
Tudo isso de forma automatizada sem o caos de e-mail, planilha e outras ferramentas.
Um dos eventos corporativos mais interessantes é o evento acadêmico. Diferente de muitos outros eventos, não é a embalagem que interessa – e sim o conteúdo.
No ramo de eventos, quem é capaz de organizar um evento acadêmico com sucesso se destaca e ganha muita visibilidade.
Ao mesmo tempo, como são poucas as empresas que se dedicam a organizar eventos acadêmicos, esse ainda é um mercado com muito a explorar!
Conte com a Mettzer para facilitar sua vida acadêmica
A atividade de pesquisa pode ser muito gratificante e acolhedora, quando feita de forma coletiva e com afeto.
Sabe quem pode te ajudar nesse caminho? A Mettzer!
Afinal, somos a primeira e única plataforma digital que integra — em um único lugar, todo o ciclo do trabalho acadêmico e da pesquisa científica.
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Um do fundadores da Mettzer, é publicitário com pós graduação em Branding e Gestão de projetos.
