O que é acervo acadêmico e porquê você deve cuidar disso

O acervo acadêmico é uma coleção valiosa de documentos e materiais que refletem a sua vida educacional dentro da universidade

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Sumário

1. O que é um acervo acadêmico?
2. Qual a importância do acervo acadêmico?
3. Documentos da gestão de acervo acadêmico
4. Qual a importância da digitalização do acervo acadêmico?
5. O que o sistema de gestão do acervo acadêmico digital deve ter?

Na universidade, desenvolvemos um acervo acadêmico composto por trabalhos, estudos e reflexões que espelham nosso progresso. Esse conjunto de recursos representa um legado significativo, refletindo as contribuições individuais para o campo do saber.

Neste texto, você irá compreender o que é o acervo acadêmico, sua relevância na sua vida acadêmica.

Ficou interessado em saber mais? Acompanhe-me.

O que é um acervo acadêmico?

O acervo acadêmico, é constituído por documentos gerados ou recebidos por instituições de ensino superior públicas ou privadas que fazem parte do sistema federal de ensino. Estes documentos se relacionam com a vida acadêmica dos estudantes e são cruciais para a comprovação de sua matrícula e participação nas instituições de ensino.

Esses documentos devem permanecer sob a responsabilidade das Instituições de Ensino Superior (IES), que estão sujeitas a prazos de arquivamento e destinações finais estabelecidos na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relacionados às atividades principais das Instituições Federais de Ensino Superior (IFES).

Consequentemente, materiais como comprovantes de matrícula e históricos escolares fazem parte do acervo acadêmico digital, tornando mais fácil tanto o acesso dos estudantes a esses registros como a gestão da informação por parte da IES perante o Ministério da Educação (MEC).

Qual a importância do acervo acadêmico?

O acervo acadêmico é importante po inúmeros motivos, veja alguns:

Registro acadêmicos

O acervo acadêmico registra e documenta o progresso e as conquistas dos estudantes ao longo de sua vida acadêmica. Documentos como históricos escolares, comprovantes de matrícula e certificados são essenciais para comprovar a educação formal e as qualificações acadêmicas, sendo necessários em processos de candidatura a empregos, pós-graduações e outras oportunidades.

Gestão Institucional

Para as instituições de ensino, o acervo digital facilita a organização e o gerenciamento de informações relacionadas a estudantes, currículos, planejamento curricular e pesquisa. Isso ajuda na tomada de decisões, na avaliação da qualidade dos programas acadêmicos e no cumprimento de regulamentos governamentais.

Mobilidade Acadêmica

Para estudantes que desejam transferir créditos ou prosseguir com seus estudos em diferentes instituições, o acervo acadêmico desempenha um papel crucial na avaliação de equivalência de cursos e no reconhecimento de créditos.

Em resumo, o acervo é fundamental para o funcionamento eficaz das instituições de ensino, para a progressão dos estudantes em suas carreiras acadêmicas e profissionais, bem como para a preservação e disseminação do conhecimento.

Documentos da gestão de acervo acadêmico

A gestão do acervo acadêmico é essencial para instituições de ensino. É uma obrigação legal, regulamentada pela Portaria nº 360 do MEC, que proíbe novos documentos físicos desde agosto de 2022. Documentos recebidos em formato físico devem ser convertidos em digitais, com prazos específicos.

Esse acervo inclui documentos como históricos escolares, certificados, fichas de alunos e outros. A gestão digital é crucial para a organização, o acesso e o cumprimento da legislação, simplificando o processo e garantindo a conformidade com as normas.

Qual é a importância da digitalização do acervo acadêmico?

Primeiramente, é fundamental entender que a digitalização do acervo é uma adaptação necessária do campo educacional e das instituições de ensino aos avanços tecnológicos e às mudanças culturais mais amplas.

Esse processo envolve a ampla utilização de recursos tecnológicos em áreas como gestão acadêmica, pedagogia e administração, buscando otimizar os resultados educacionais e acompanhar as tendências das novas gerações de alunos.

Portanto, a digitalização do acervo é uma resposta essencial a um fenômeno social amplo e urgente: a automação dos processos internos, que há décadas afeta diversos setores, e representa uma necessidade para se adaptar a essa transformação em curso.

O que o sistema de gestão do acervo acadêmico digital deve ter?

A digitalização do acervo é uma mudança complexa e sensível que impacta significativamente as Instituições de Ensino Superior (IES). Geralmente, a equipe de desenvolvimento de uma IES não consegue realizar a migração por conta própria dentro do prazo. Portanto, é aconselhável buscar um fornecedor confiável com experiência em soluções de gestão acadêmica e familiaridade com a legislação brasileira.

Aqui estão alguns requisitos que um sistema de gestão do acervo acadêmico digital deve atender:

• Utilização e gerenciamento eficaz de uma base de dados adequada para preservar o acervo acadêmico digital.
• Sistema de indexação que assegure a recuperação imediata do acervo acadêmico digital.
• Um método de reprodução do acervo acadêmico digital que garanta a segurança e a preservação dos documentos.
• Garantia de que a ferramenta escolhida permita o compartilhamento de documentos em tempo real.
• Verificação das opções de conversão e exportação de documentos oferecidas pela ferramenta.
• Disponibilidade de suporte técnico em português por parte do fornecedor, incluindo treinamento para a equipe.
• Busca por uma solução de bom custo-benefício após uma pesquisa abrangente no mercado.
• Utilização de certificação digital padrão ICP-Brasil pelos responsáveis pela mantenedora e pela instituição, conforme estabelecido em lei, para garantir a autenticidade, integridade e validade jurídica do acervo.

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